Privacy Statement Roepel Vastgoedrecht

Privacyverklaring Roepel Vastgoedrecht

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op 30 maart 2026.

Roepel Vastgoedrecht respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of die wij op andere wijze verkrijgen, vertrouwelijk wordt behandeld. Onder persoonsgegevens verstaan wij alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Met het onderstaande geven wij uitvoering aan de informatieplicht uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ten aanzien van de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

Deze privacyverklaring is van toepassing op (potentiële) cliënten, wederpartijen, bezoekers van onze website, nieuwsbriefontvangers, deelnemers aan door ons georganiseerde bijeenkomsten en sollicitanten.

Verwerkingsverantwoordelijke en contact

Roepel Vastgoedrecht is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens in de zin van de AVG. Onze contactgegevens zijn:

Roepel Vastgoedrecht
Oostmaaslaan 952
3063 DM Rotterdam
Postbus 23213 3001 KE Rotterdam
Telefoon: 010 - 467 98 00
E-mail: info@roepel.nl

Bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

Doeleinden van de verwerking

Roepel Vastgoedrecht verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van overeenkomsten van opdracht en het voeren van (gerechtelijke) procedures.
Het onderhouden van contact en communicatie, waaronder het beantwoorden van uw vragen en het voeren van (pre)contractuele besprekingen.
Advisering, bemiddeling en verwijzing.
Het innen van declaraties en het voeren van onze financiële administratie.
Het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen (zoals de Wwft en fiscale verplichtingen).
Het uitvoeren en verbeteren van onze dienstverlening, waaronder het (laten) uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken.
Marketing- en communicatieactiviteiten, zoals het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere informatie over onze diensten, voor zover u zich daarvoor hebt aangemeld of wij daar op grond van de wet een gerechtvaardigd belang bij hebben.
Werving en selectie (beoordeling en afhandeling van sollicitaties).

Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van uw relatie met ons en de aard van de zaak verwerken wij onder meer de volgende (categorieën) persoonsgegevens:

Contactgegevens: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, nationaliteit.
Identificatie- en dossiergegevens: kopie identificatiedocument, BSN-nummer, geboortedatum, dossiernummer, correspondentie en andere informatie die u zelf verstrekt of die noodzakelijk is voor de behandeling van uw zaak.
Gegevens afkomstig uit openbare bronnen: gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en andere openbaar toegankelijke registers.
Gegevens in het kader van een sollicitatie: uw contactgegevens, geboortedatum, nationaliteit, burgerlijke staat en overige gegevens zoals opgenomen in uw CV, motivatiebrief en eventuele referenties.
Gegevens over uw bezoek aan onze website: IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk), het apparaat en de browser die u gebruikt, en informatie over uw surfgedrag op onze website (zie ook het onderdeel "Cookies").

Afhankelijk van de aard van de zaak kunnen ook andere (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt, voor zover dat noodzakelijk is voor de behartiging van uw belangen of voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij verkrijgen deze gegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt, omdat zij in het kader van de dienstverlening worden verkregen, omdat ze door derden aan ons kenbaar worden gemaakt (zoals wederpartijen of andere betrokkenen) of omdat zij via openbare bronnen bekend zijn.

Rechtsgronden voor de verwerking

Roepel Vastgoedrecht verwerkt uw persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden als bedoeld in artikel 6 AVG:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (bijvoorbeeld het behandelen van uw zaak).
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust (bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten of verplichtingen uit hoofde van de Wwft).
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, waarbij wij uw privacybelang afwegen tegen deze belangen (bijvoorbeeld bij kantoororganisatie, ICT-beveiliging en het onderhouden van cliëntrelaties).
U hebt toestemming gegeven voor de verwerking (bijvoorbeeld voor het ontvangen van een nieuwsbrief); u kunt deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afdoet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Voor het behandelen van uw dossier baseren wij ons voornamelijk op de grondslagen "uitvoering van een overeenkomst" en "gerechtvaardigd belang"; voor bepaalde marketingactiviteiten, zoals nieuwsbrieven, gebruiken wij uw toestemming.

Delen van persoonsgegevens met derden

Roepel Vastgoedrecht deelt uw persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hierbij kunt u denken aan:

Waarneming van de praktijk door een andere advocaat.
Het (laten) uitvoeren van een deskundigenonderzoek of het inschakelen van andere derden, zoals een notaris, deurwaarder of andere advocaat (bijvoorbeeld voor een second opinion).
ICT-dienstverleners en andere leveranciers aan wie wij ondersteunende diensten uitbesteden (zoals softwareleveranciers en aanbieders van AI-systemen).
De Belastingdienst en andere overheidsinstanties waaraan wij op grond van de wet gegevens moeten verstrekken.
Het verstrekken van uw persoonsgegevens in het kader van (gerechtelijke) procedures of in correspondentie met wederpartijen.

Met derde partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin onder meer beveiligingsmaatregelen en geheimhouding zijn geregeld. Deze verwerkers mogen uw gegevens alleen verwerken in opdracht van Roepel Vastgoedrecht. Derden die zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn (zoals een accountant, notaris of andere zelfstandig optredende dienstverlener) zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG.

Doorgifte van gegevens buiten de EER

Het kan voorkomen dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van bepaalde IT-dienstverleners, AI-systemen of analysetools. In dat geval zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, op basis van:

Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde partijen in de Verenigde Staten).
Het sluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

Gebruik van AI-systemen

Roepel Vastgoedrecht maakt bij de uitvoering van opdrachten gebruik van kunstmatige intelligentiesystemen (hierna: "AI-systemen"). Dit zijn digitale hulpmiddelen die worden ingezet ter ondersteuning van werkzaamheden zoals tekstanalyse, documentverwerking, juridisch onderzoek en communicatie. De inzet van AI-systemen laat de eindverantwoordelijkheid van Roepel Vastgoedrecht voor de inhoud van adviezen en processtukken onverlet.

Via AI-systemen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die zijn opgenomen in documenten en dossiers die Roepel Vastgoedrecht in het kader van de dienstverlening verwerkt. Het gaat hierbij om gegevens die reeds in het bezit zijn van Roepel Vastgoedrecht op grond van de opdracht, zoals naam- en contactgegevens, gegevens over onroerende zaken en eigendomsverhoudingen, en overige gegevens die relevant zijn voor de betreffende zaak. Bijzondere categorieën persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG worden niet doelbewust ingevoerd in AI-systemen.

De verwerking van persoonsgegevens via AI-systemen vindt uitsluitend plaats ter ondersteuning van de uitvoering van de opdracht. De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst van opdracht (artikel 6 lid 1 sub b AVG) dan wel het gerechtvaardigde belang van Roepel Vastgoedrecht bij een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Bij de selectie van AI-systemen waarbij persoonsgegevens of vertrouwelijke dossiergegevens worden verwerkt, betracht Roepel Vastgoedrecht de nodige zorgvuldigheid. Dit houdt onder meer in:

Het sluiten van een verwerkersovereenkomst met de aanbieder van het AI-systeem, waar vereist.
Het beoordelen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
Het waarborgen van een passend beschermingsniveau bij doorgifte van gegevens buiten de EER, bijvoorbeeld via Standard Contractual Clauses of het EU-US Data Privacy Framework.

De geheimhoudingsplicht van de advocaat en de overige toepasselijke beroepsregelgeving blijven onverkort van toepassing op de wijze waarop AI-systemen worden ingezet. Persoonsgegevens die via AI-systemen zijn verwerkt, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt; de algemene bewaartermijnen in deze privacyverklaring zijn van overeenkomstige toepassing.

Heeft u vragen over de inzet van AI-systemen of wenst u gebruik te maken van uw rechten als betrokkene? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.

Beveiliging van persoonsgegevens

Roepel Vastgoedrecht hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. Daarbij houden wij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsmede de aard, omvang, context en het doel van de verwerking.

Naast technische maatregelen (zoals beveiliging van systemen en toegang), nemen wij organisatorische maatregelen, waaronder:

Het informeren van medewerkers over de AVG en interne privacy-procedures.
Het onderwerpen van medewerkers aan een geheimhoudingsverplichting.
Het nastreven van een clean-desk-policy en het beperken van de groep personen die toegang heeft tot gegevens tot degenen voor wie dit noodzakelijk is.

Wij beoordelen periodiek of onze beveiligingsmaatregelen nog passend zijn en passen deze zo nodig aan.

Bewaartermijnen

Roepel Vastgoedrecht bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden of voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

In de regel hanteren wij de volgende (globale) bewaartermijnen:

Dossiers en bijbehorende persoonsgegevens: minimaal vijf jaar na sluiting van het dossier, of langer indien een wettelijke (fiscale of andere) bewaartermijn dat vereist of zolang dat nodig is in verband met (mogelijke) geschillen.
Administratieve gegevens (waaronder facturen): ten minste zeven jaar op grond van fiscale wetgeving.
Sollicitatiegegevens: maximaal vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming geeft om uw gegevens langer (bijvoorbeeld maximaal één jaar) te bewaren voor het geval een passende functie beschikbaar komt.

Afwijkende bewaartermijnen kunnen gelden indien dat noodzakelijk is ter verdediging in een juridische procedure of op grond van andere dwingende (wettelijke) verplichtingen.

Uw rechten als betrokkene

U heeft als betrokkene de volgende rechten:

Het recht op inzage in uw persoonsgegevens.
Het recht op rectificatie (verbetering) of aanvulling van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens (het "recht op vergetelheid"), voor zover de wet dit toelaat.
Het recht op beperking van de verwerking.
Het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens (dataportabiliteit) voor zover de AVG dit biedt.
Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens uw specifieke situatie, met name bij verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Het recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek als hierboven bedoeld kunt u richten aan Roepel Vastgoedrecht via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring. U ontvangt in beginsel binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek een reactie.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij wij aan uw verzoek geen of niet volledig gehoor kunnen geven, bijvoorbeeld in verband met onze wettelijke bewaarplichten of de beroepsgeheim- en gedragsregels voor advocaten.

Om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren door een kopie van een geldig identiteitsbewijs te overleggen, waarbij u uw pasfoto en BSN-nummer afschermt. De verstrekte kopie gebruiken wij uitsluitend ter verificatie en verwijderen wij nadat de verificatie heeft plaatsgevonden.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien u meent dat wij niet voldoen aan de privacywetgeving. Meer informatie vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies en statistieken

Roepel Vastgoedrecht maakt op haar website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij uw bezoek aan onze website op uw apparaat worden geplaatst.

Wij gebruiken de volgende soorten cookies:

Functionele cookies: deze zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken.
Analytische cookies: met behulp van deze cookies verkrijgen wij inzicht in het gebruik van onze website, zodat wij de website en onze dienstverlening kunnen verbeteren.

Voor webstatistieken maken wij gebruik van Google Analytics of een vergelijkbare dienst. Waar mogelijk hebben wij deze dienst privacyvriendelijk ingesteld, bijvoorbeeld door IP-adressen te anonimiseren, een verwerkersovereenkomst met de aanbieder te sluiten en opties voor gegevensdeling uit te schakelen. Afhankelijk van de concrete inrichting en versie (zoals Google Analytics 4) kan voor het plaatsen van analytische cookies toestemming vereist zijn. In dat geval tonen wij u via een cookiebanner de mogelijkheid om cookies te accepteren of te weigeren.

Indien en voor zover bij het gebruik van analysetools persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten), zorgen wij voor een passend beschermingsniveau, bijvoorbeeld via het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde partijen of via Standard Contractual Clauses.

U kunt uw browser zo instellen dat er geen cookies worden opgeslagen of dat alle reeds geplaatste cookies worden verwijderd. Het uitschakelen van cookies kan de werking van (delen van) de website beïnvloeden.

Wijzigingen van deze privacyverklaring

Roepel Vastgoedrecht kan deze privacyverklaring op ieder moment wijzigen. De meest recente versie wordt steeds op onze website gepubliceerd (www.roepel.nl). Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.